Функция Excel — это предопределенная формула, которая возвращает результат, оперируя заранее заданными аргументами (значениями).
Excel имеет множество интересных функций, которые смогут значительно сэкономить время при вычислении сумм; максимальных, средних и минимальных значений; подсчета данных и т.д. Для корректной работы функций следует соблюдать правила записи — СИНТАКСИС ФУНКЦИЙ.
Синтаксис функций (формул):
У стандартного синтаксиса функций есть знак равенства (=), имя функции (как например: “ СУММ ”, ” ЕСЛИ ”, ” ВПР ” и т.д.) и необходимые аргументы. В аргументах находиться информация, которая нужна для вычисления. Например, ниже представленная функция “СУММ ” суммирует значения в диапазоне B1:B10.
Как работать с аргументами функции в Excel
В Excel существует множество полезных функций со своим уникальным набором аргументов. Существует даже такие, которые не имеют ни одного аргумента, такие например как функции “ СЕГОДНЯ() ” (Возвращает текущую дату) и “ ПИ() ” (возвращает число 3,14159265358979 - математическую константу «пи» с точностью до 15 цифр).
Для вставки функции можно воспользоваться диалоговым окном Мастер функций . Это окно можно вызвать одним из следующих способов:
- кнопку Вставить функцию, расположенную в группе Формулы Библиотека функций.
- Нажмите кнопку Вставить функцию слева от строки формул.
- Нажмите Shift+F3 .
Часто используемые функции довольно быстро запоминаются и воспользоваться ими не заставит труда, но, если вы забыли или не знаете её имя, можно использовать поисковое поле и нажать на кнопку “Найти”. После того как функция нашлась нажмите на “ОК” и следом откроется окно “Аргументы функции ”, в котором можно ознакомится с аргументами данной функции.
При вводе функцию вручную (без помощи окна Мастер функций ) для вызова диалогового окна “Аргументы функции ” используйте сочетание клавиш Ctrl+A . Следует заметить, что данное сочетание не работает после ввода каких-либо аргументов данной функции.
Сочетание клавиш Ctrl+Shift+A заполняет функцию фиктивными аргументами. Это может быть полезно, если вы еще не знаете, какими данными заполнить функцию. Формула будет возвращать ошибку и позже следует аргументы заменить. Например при вводе функции “=СУММЕСЛИ ” зажать Ctrl+Shift+A , то получим вот такой результат: =СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования)
Сегодня мы рассмотрим функцию ЕСЛИ .
Функция ЕСЛИ часто используется в Excel для решения многих задач. Знать ее очень полезно. В данной статье мы попробуем рассказать про ее работу на простых примерах, достаточно один раз разобраться с конструкцией функцией ЕСЛИ и вы сможете применять ее и в самых сложных вариантах.
Функция ЕСЛИ проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое значение, если нет.
Синтаксис функции ЕСЛИ очень простой:
ЕСЛИ(лог_выражение ; [значение_если_истина ]; [значение_если_ложь ])
лог_выражение – это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Что это значит? Выражение при вычислении дает значение ИСТИНА если это выражение верно.
В этой части необходимо проверить на соответствие выражения.
Например:
ЕСЛИ(А1=10 ; [значение_если_истина]; [значение_если_ложь]) - если А1 равно 10, то выражение А1=10 даст значение ИСТИНА, а если не равно 10, то ЛОЖЬ
Другой пример
ЕСЛИ(А1>30 ; [значение_если_истина]; [значение_если_ложь]) - если в ячейки А1 число больше 30, то А1>30 вернет ИСТИНА, а если меньше, то ЛОЖЬ
Еще пример
ЕСЛИ(С1=”Да” ; [значение_если_истина]; [значение_если_ложь]) - если в ячейки C1 содержится слово “Да” то выражение вернет значение ИСТИНА, а если нет, то С1=”Да” вернет ЛОЖЬ
ЕСЛИ(лог_выражение ; [значение_если_истина ]; [значение_если_ложь ])
значение_если_истина , значение_если_ложь – как видно из их названия, это то что необходимо сделать в зависимости от того, что вернул лог выражения : ИСТИНА и ЛОЖЬ
Пример использования функции ЕСЛИ в Excel
Рассмотрим использование функции ЕСЛИ на практическом примере. У нас есть таблица заказов, которую мы использовали при рассмотрении работы . Нам необходимо заполнить столбец по заказам Ведер (ошибочно на картинке указано «Заказы Cтолов»), то есть необходимо выбрать только заказы с Ведрами. Это можно сделать различными способами, но мы с вами будет использовать функцию ЕСЛИ, чтобы показать ее работу на примере. (см.рисунок)
Для решения поставленной задачи напишем формулу с использованием функции ЕСЛИ
ЕСЛИ(A3="Ведро";D3;"-")
Как вы смогли заметить аргументы функции ЕСЛИ разделены точкой с запятой.
Итак, первый аргумент (лог выражения ) A3="Ведро" проверяет содержится ли в ячейке А3 слово «Ведро», если содержится, то выполняется второй аргумент функции ЕСЛИ (значение_если_истина ), в нашем случае это D3 (т.е стоимость заказа), если в ячейка А3 не равна слову «Ведро», то выполняется третий аргумент функции ЕСЛИ (значение_если_ложь ), в нашем случае это «-» (т.е будет написано тире).
Таким образом, в ячейки E3 появится значение D3, т.е число 240.
Назначение логической функции «если» в табличном редакторе Microsoft Office Excel заключается в проверке истинности переданного ей выражения. В зависимости от результата этой проверки функция возвращает одно из двух переданных ей для этого значений. Каждый из трех параметров - условие и два возвращаемых результата - тоже могут быть функциями сравнения, что позволяет сравнивать любое количество аргументов.
Вам понадобится
- Базовые навыки работы с функциями Excel.
Инструкция
Лабораторная работа № 4. ФУНКЦИИ MS EXCEL.
Встроенные функции Excel позволяют просто и быстро выполнять необходимые вычисления. Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.
Excel имеет более трехсот встроенных функций. В том случае, когда ни одна из встроенных функций не подходит для решения поставленной задачи, пользователь имеет возможность создать свою собственную (пользовательскую) функцию.
Для удобства использования функции сгруппированы по категориям:
математические;
статистические;
дата и время;
финансовые;
текстовые;
проверка свойств и значений;
работа с базой данных.
Структура функции: имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точками с запятой, закрывающая скобка. Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента (исключение составляют такие функции, как ПИ(), ИСТИНА(), не имеющие аргументов). Ввод функции предваряется знаком =. При задании аргументов нужно помнить следующие правила: аргументы заключаются в круглые скобки; аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой; число аргументов должно быть не более 30; в качестве аргументов могут быть использованы ссылки, числа, текст, арифметические или логические выражения, имена диапазонов и функций. Ввод ссылок и имен диапазонов осуществляется так же, как в формулах: непосредственно с клавиатуры или щелчком мыши на соответствующей ячейке. Ввод имен диапазонов также может осуществляться либо вручную, либо с использованием раскрывающегося списка поля строки формул, Если в качестве аргумента используется функция, то такая функция называется вложенной. В этом случае сначала выполняются функции «внутри» конструкции, а затем - внешние функции.
Синтаксис функций
Следующий пример функции ОКРУГЛ, округляющей число в ячейке A10, иллюстрирует синтаксис функции:
Структура функции
1. Структура функции начинается со знака равенства (=), за которым следуют имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точкой с запятой, закрывающая скобка.
2. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет. Чтобы отобразить список доступных функций, щелкните ячейку и нажмите клавиши SHIFT+F3.
3. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией.
4. Всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами появляется после ввода функции.
Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов, Например, функция ПИ() просто возвращает в ячейку значение константы «3,1415…», а функция СЕГОДНЯ() вставляет в ячейку текущую дату. но даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки. Однако, даже если функция не имеет аргументов, пустые круглые скобки писать обязательно, иначе Excel выдаст ошибку.
Пример формулы для вычисления длины окружности, содержащую функцию ПИ():
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. Например, следующая формула указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6: =ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6) .
В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном, содержащим произвольное число ячеек листа. Например: =СУММ(А2:А5;В4:В8) .
Типы аргументов
В приведенных ранее примерах все аргументы были ссылками на ячейки или диапазоны. Но в качестве аргументов можно также использовать числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов, и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях.
Числовые значения
Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция =СУММ(24;987;49) суммирует числа 24, 987, 49:
Текстовые значения
В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например:
ТЕКСТ(ТДАТА();"Д МММ ГГГГ")
В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(NOW), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.
Логические значения
Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение. Например:
ЕСЛИ(А1=ИСТИНА;"Повышение";"Понижение")&" цены"
В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя "Дебет", то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу =СУММ(Дебет)
Использование различных типов аргументов
В одной функции можно использовать аргументы различных типов. Например: =СРЗНАЧ(Дебет;С5;2*8)
Ошибочное значение - это результат расчета по формуле, записанной не по правилам Excel. Первым символом ошибочного значения является знак #. Заканчивается ошибочное значение знаками! или?. В Excel определено семь ошибочных значение, краткое описание которых приведено в табл. 1.17.1.
Таблица 1.17.1
| Ошибочное значение | Вероятная причина возникновения ошибочного значения |
| #ДЕЛ/0! | В формуле содержится явное деление на ноль (например, =А1/0). Используется ссылка на пустую ячейку или ячейку, содержащую 0 в качестве делителя. |
| #ИМЯ? | В формуле используется имя ячейки или диапазона, не занесенное в список имен окна диалога меню ВставкаÞИмяÞПрисвоить имя. Ошибка в написании имени ячейки или диапазона. Ошибка в написании имени функции. В ссылке на диапазон ячеек пропущено двоеточие (:) В формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки |
| #ЗНАЧ! | Использование недопустимого типа аргумента или операнда: В формулу вместо числа или логического значения (ИСТИНА или ЛОЖЬ) введен текст. Для оператора или функции, требующей одного значения, указывается диапазон. Введена математическая формула, в которой вместо числа использовано текстовое значение (например, ОКРУГЛ(А1,текст)) |
| #ССЫЛКА! | Ячейки или диапазоны ячеек, на которые ссылаются формулы, были удалены или в эти ячейки (диапазоны) было помещено содержимое других скопированных ячеек (диапазонов) |
| #ЧИСЛО! | В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент Числовое значение результата вычисления формулы слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel |
| #Н/Д | Не заданы один или несколько необходимых аргументов стандартной или пользовательской функции листа |
| #ПУСТО! | В формуле указано пересечение диапазонов, которые в действительности не имеют общих ячеек. |
Функции можно вводить в рабочий лист вручную непосредственно с клавиатуры. При этом необходимо следить за синтаксисом функций и скобками. При ручном вводе функций часто возникают ошибки.
Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Вкладка Формулы
1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.
2. Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию.
3. В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Чтобы ввести ссылки на ячейки в качестве аргументов, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно , находящуюся рядом с тем аргументом, который надо ввести диалоговое окно будет временно скрыто), выберите ячейки на листе, а затем нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.
4. В окне Аргументы функции нажмите кнопку <ОК> .
Например, в таблице на рис. 6.5 в ячейке А6 необходимо создать формулу для округления до двух знаков после запятой значения в ячейке А5:
1. выделите ячейку А6;
2. щелкните по кнопке категории Математические в группе Библиотека функций и выберите функцию ОКРУГЛ (рис. 6.3);
Рис. 6.3. Выбор функции
3. в окне Аргументы функции (рис. 6.4) установите курсор в поле Число и на листе выделите ячейку А4, затем установите курсор в поле Число разрядов и с клавиатуры введите число 2;
4. Нажмите кнопку
Рис. 6.4. Ввод аргументов функции
Для вставки функции не обязательно использовать кнопки категорий функций в группе Библиотека функций . Для выбора нужной функции можно использовать мастер функций. Причем, это можно сделать при работе в любой вкладке.
1. Нажмите кнопку Вставить функцию в строке формул.
2. В окне Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 6.5) в раскрывающемся списке Категория выберите категорию функции, затем в списке Выберите функцию выберите функцию.
3. Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните мышью по названию выбранной функции.
Рис. 1.18.1 Окно Мастера функций для выбора категории и вида функции
Второй шаг Мастера функций вызывает диалоговое окно (рис. 1.18.2), предназначенное для формирования аргументов. Аргументы вводятся в поля, слева от которых записано название аргумента, а справа - тип аргумента. Название обязательных аргументов записывается жирным шрифтом. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение. Текущее значение функции отображается в нижней части окна. Также внизу диалогового окна приведена информация, поясняющая смысл аргумента и текущее значение вводимой функции. Кнопка в правой части полей ввода аргументов предназначается для свертывания диалогового окна и освобождения места для указания ссылок с помощью мыши.
Заканчивается формирование функции нажатием клавиши <Enter> или кнопки <ОК >.
Рис. 1.18.2. Пример диалогового окна для задания аргументов функции
Создание формул с использованием кнопки "Сумма"
Для быстрого выполнения некоторых действий с применением функций без запуска мастера функций можно использовать кнопку Сумма . Эта кнопка, помимо группы Библиотека функций вкладки Формулы (там она называется Автосумма ), имеется также в группе Редактирование вкладки Главная .
Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Сумма. Например, для вычисления суммы значений в ячейках В2:В13 в таблице на рис. 6.8 следует выделить ячейку В14 и нажать кнопку Автосумма .
Рис. 6.8. Суммирование с использованием кнопки Сумма
Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма .
Для вычисления суммы произвольно расположенных ячеек следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Сумма , а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма .
Кроме вычисления суммы, кнопку Сумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений. В этом случае необходимо щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать необходимое действие:
Среднее – расчет среднего арифметического;
Число – определение количества численных значений;
Максимум – нахождение максимального значения;
Минимум – нахождение минимального значения.
Например, для вычисления среднего значения в ячейках В2:В13 в таблице на рис. 6.9 следует выделить ячейку В14, затем щелкнуть по стрелке кнопки Сумма и выбрать действие Среднее.
Рис. 6.9. Вычисление среднего значения с использованием кнопки Сумма
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления. Их можно сравнить со специальными клавишами на калькуляторах, предназначенных для вычисления квадратных корней, логарифмов и проч. Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно. Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции , например СУММ , - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.
=СУММ(В1:В5)
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст. Аргумент функции заключен в круглые скобки . Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки:
=С5*ПИ()
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой . Например, следующая формула указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6:
=ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6)
В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов. Однако любой аргумент может быть диапазоном , содержащим произвольное число ячеек листа. Например:
=СУММ(А2:А5;В4:В8)
В приведенных ранее примерах все аргументы были ссылками на ячейки или диапазоны . Но в качестве аргументов можно также использовать числовые, текстовые и логические значения, имена диапазонов, массивы и ошибочные значения. Некоторые функции возвращают значения этих типов, и их в дальнейшем можно использовать в качестве аргументов в других функциях. Аргументы функции могут быть числовыми. Например, функция СУММ в следующей формуле суммирует числа 24, 987, 49:
=СУММ(24;987;49)
В качестве аргумента функции могут использоваться текстовые значения. Например:
=ТЕКСТ(ТДАТА();"Д МММ ГГГГ")
В этой формуле второй аргумент функции ТЕКСТ является текстовым и задает шаблон для преобразования десятичного значения даты, возвращаемого функцией ТДАТА(NOW), в строку символов. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключенной в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку, которая содержит текст.
Аргументы ряда функций могут принимать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ . Логическое выражение возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в ячейку или формулу, содержащую это выражение. Например:
=ЕСЛИ(А1=ИСТИНА;"Повышение";"Понижение")&" цены"
В качестве аргумента функции можно указать имя диапазона. Например, если диапазону ячеек А1:А5 присвоено имя "Дебет" (Вставка – Имя - Присвоить), то для вычисления суммы чисел в ячейках с А1 по А5 можно использовать формулу:
=СУММ(Дебет)
В одной функции можно использовать аргументы различных типов:
=СРЗНАЧ(Дебет;С5;2*8)
